Google Workspace is een plek waar je online met je collega’s samenwerkt. Binnen Gmail stuur je elkaar berichten, in Google Agenda plan je afspraken, met Google Meet vergader je en binnen Google Drive deel- en bewerk je bestanden, documenten, spreadsheets en presentaties met anderen. Of je nu met collega’s uit hetzelfde team, je klanten van veraf óf freelancers uit India of Taiwan werkt: met Google Workspace krijg je het voor elkaar. In dit artikel geef ik je een voorbeeld van welke problemen het voor jou kan oplossen en hoe een overstap werkt. Lees je mee?

Hoe werkt het overstappen naar Google Workspace?

Je kunt zelf een abonnement afsluiten bij Google en aan de slag gaan, of dit werk uitbesteden aan mensen die hier full-time mee bezig zijn en door Google ieder half jaar worden opgeleid. Kort samengevat gaan we bij het overstappen alles in kaart brengen. Waar staan je mails, welke mailadressen wil je in gebruik houden, waar staan je bestanden, via welke weg benaderen de klanten je nu? Hebben we dat in kaart gebracht, dan kunnen we de migratie plannen en al je collega’s informeren.

De migratie vindt bijna altijd op een zaterdag plaats en duurt 24 tot 72 uur, afhankelijk van hoe groot je organisatie is. Tijdens die migratie maken we back-ups, passen we de DNS gegevens aan, stellen we je nieuwe Google Workspace organisatie in, koppelen we je domeinnaam, zetten we de mails, bestanden en agenda’s over en checken we je mailscore. Als dat in orde is, is het tijd om je collega’s die maandagochtend te verwelkomen met een welkomstmail, plenaire kick-off of infidele training, afhankelijk van wat ze nodig hebben. Naarmate de tijd vordert, zijn we bereikbaar om jullie verder te ondersteunen, tips te geven over de beveiliging en mee te denken hoe je alle diensten van Google inzet binnen de organisatie.

https://www.youtube.com/watch?v=bE31y5HbukA&t

Nadelen van een ‘eigen oplossing’ maken

Je hebt vast wel eens te maken gehad met een mailpakket va Strato, Transip of Vimexx: het werkt prima voor het versturen van mailtjes, maar voor je agenda, bestanden en videovergaderingen gebruik je drie verschillende apps. Ik heb het natuurlijk over Outlook, Dropbox en Zoom. Dat kost allemaal extra geld, geeft je een hoop administratieve rompslomp en het werkt niet met elkaar samen. Je moet zorgen dat je overal de inloggegevens van bewaard en uitkijken dat je niet wordt gehackt. Met één pakket, zoals Office 365 of Google Workspace, los je dit op, doordat je al deze onderdelen binnen één partij onderbrengt.

Waarom niet kiezen voor Office 365 in plaats van Google Workspace?

Mijn collega’s uit het veld zijn het ermee eens: Office 365 vereist veel meer onderhoud. Het up-to-date houden van Sharepoint is een grote klus. De permissies voor elke service zoals Teams, Outlook en OneDrive op elkaar afstemmen is precisiewerk. En als je de fout maakt om Intune en Active Directory verkeerd in te stellen, maak je de computers van al je collega’s onklaar. Kortom: voor Office 365 heb je behoorlijk wat tijd en kennis nodig. Voor grote organisaties met een aparte IT afdeling is dat prima, maar voor kleine organisaties is dit extra werk funest. Dan de kwaliteit van de apps: Windows is van Microsoft en dus zullen de apps altijd beter werken op Windows computers.

Google focust op zowel Windows als Mac gebruikers. De apps werken via je browser in Google Chrome, Edge of Firefox. Voor je mobiel heb je aparte iOS en Android apps. Het enige dat je in 2021 zult missen, is Microsoft Teams. Dat alles-in-1 programma van Microsoft combineert de agenda, Sharepoint ruimtes, Outlook groepen en chatberichten in één programma. Binnen Google is dat beeld versnipperd over Google Meet, Google Agenda en Google Mail; maar die programma’s zijn in mijn ervaring makkelijker te begrijpen dan de programma’s van Microsoft. Google Workspace werkt intuïtief, mede dankzij het door Google geïntroduceerde material design in 2016.

Heeft dit je aan het denken gezet om zelf ook Google Workspace uit te proberen? Bij ons is je abonnement dagelijks opzegbaar met een 30 dagen niet-goed-geld-terug garantie. Plan je gratis afspraak hier in om kennis te maken, of kijk op onze website voor meer informatie.